Новини
Не знищуйте архівні документи достроково
Законодавство визначає строки зберігання архівних документів: постійний, тривалий (понад 10 років) і тимчасовий (до 10 років). Завершені у діловодстві архівні документи постійного і тривалого зберігання упорядковують в установі - по них складають відповідні описи справ. Документи тимчасового зберігання підлягають знищенню тільки після закінчення їх строку зберігання.
Але у 2013 році відбулися зміни строків зберігання документів. Нагадаю, що набрав чинності «Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій із зазначенням строків зберігання документів», затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 (далі, Перелік). Для тих, хто системно упорядковував документи і своєчасно вилучав їх для знищення проблемних питань немає: при проведенні наступного упорядкування документів і вилученні їх для знищення експертні комісії в підприємствах і організаціях визначають строки зберігання документів, відповідно до нового Переліку типових документів (2012).
Як правильно провести експертизу і знищення архівних справ в організаціях, у котрих не проводилась експертиза документів за попередні роки? Державна архівна служба України роз’яснює, що не дозволяється відбір документів для знищення на підставі номенклатури справ установи, погодженої з ЕПК до 2013 року. Експертна комісія установи має визначати строки зберігання тільки за Переліком типових документів (2012). При цьому, до акту про вилучення справ для знищення пропонується додавати довідку за підписом керівника установи і головного бухгалтера про останню перевірку фінансово-господарської діяльності державною податковою або фінансовою інспекцією за вказаний період. Укрдержархів звертає увагу: за наявності суперечок по перевірках (відкритті кримінальних справ і т.і.), документи фінансового моніторингу зберігаються протягом 5 років.
Тож будьте пильними при проведенні експертизи документів – не знищуйте їх достроково, без проведення упорядкування справ, без погодження описів і актів експертною комісією відповідного державного архіву.
І.В. Разложко
начальник архівного відділу виконавчого апарату
Василівської районної ради Запорізької області
п'ятниця, 05 Липня 2013 14:43 | Переглядів: 710