Новини
Новини з архівного життя або «АРХІВНА ГОДИНА» для початківця!
2013 рік впевнено набирає обертів. Які зміни він приніс в роботу діловодних служб, канцелярій і архівних підрозділів підприємств і організацій, державних установ? Перед тим, як розповісти про нові зміни, нагадаємо про попередні. Восени минулого року через газету «Нова Таврія» експертна комісія архівного відділу райдержадміністрації звертала увагу керівників підприємств і організацій на розроблення інструкцій з діловодства та затвердження положень про архівний підрозділ установ, відповідно до чинного законодавства.
Керівникам запропоновано визначити посадових осіб, які відповідатимуть за діловодство і за зберігання відомчого архіву. Добре, якщо розроблені Типові інструкції з діловодства та положення про архівний підрозділ, як зразок. Навіть, якщо вищі галузеві органи, їх не розробили, порядок роботи з документами в організації затверджується виключно індивідуально, враховуючи її особливості, функції та структуру.
Долю документів установи має вирішувати експертна комісія з кола фахівців, як в організаціях зі складною структурою, так і тих, що не мають структури. Тому створення експертної комісії - це обов’язковий наступний крок керівника для забезпечення належного обліку документів! Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів зі змінами визначений, відповідно до постанов Кабінету Міністрів України від 08.08.2007р №1004 та від 28.011.2012р №1103.
У разі, якщо керівник завчасно не подбав про створення експертної комісії, а незабаром прийшов час ліквідації установи, вся робота з упорядкування документів і відповідальність за їх збереженість лягає особисто на плечі керівника. Бувають і трагічні випадки, коли останній керівник помирає, не вирішивши питання зберігання архіву підприємства. Так сталося із ліквідованим відкритим акціонерним товариством «Малобілозерський Агротехсервіс». Тільки за ініціативи колишнього головного бухгалтера підприємства Ковальчук М.Г. та завдяки підтримки сільського голови Жаховської Т.Н. і методичної допомоги архіву ліквідованих установ району, документи упорядковані і передані до трудового архіву Малобілозерської сільської ради на централізоване зберігання. Це одна з маленьких перемог над архівними труднощами, яка є добрим знаком 2013 року, і ми продовжуємо працювати далі над удосконаленням архівів.
До архівного відділу райдержадміністрації та до архіву ліквідованих установ району звертаються партійні і профспілкові організації, релігійні громади, садові товариства, сільськогосподарські кооперативи, державні установи і промислові підприємства. Працюючі організації погоджують у державному районному архіві номенклатури справ, щорічні описи справ після упорядкування. Ті, що ліквідуються або реорганізуються, потребують не меншої уваги архівних працівників. На тих, хто утримував документи без належного обліку і не проводив їх упорядкування, чекає тривала і ретельна експертиза, поаркушний перегляд документів, накопичених за весь період діяльності організації! Отже, вибирайте: системне упорядкування і передавання облікованих документів або вантаж документації у безладі і докори колишніх підлеглих! Яка б не склалася ситуація, члени експертної комісії архівного відділу районної державної адміністрації готові надати методичну допомогу. Для цього, фахівці-експерти архівних відділів районної державної адміністрації та районної ради щотижня по вівторках на особистому прийомі надають консультації діловодам і архівістам. Щомісяця в останній четвер члени ЕК архівного відділу РДА на засіданні розглядають подані організаціями описи справ. Тепер запроваджуємо «курс молодого бійця» для початківців, семінар-практикум «Архівна година» щомісяця у другий четвер о 10.00 у малій залі будівлі районної ради.
І.В. Разложко
начальник архівного відділу
виконавчого апарату районної ради
(архіву ліквідованих установ району),
член ЕК архівного відділу РДА
середа, 06 Березня 2013 08:24 | Переглядів: 1039